作为一个生鲜配送公司，财务部门的对账核单板块是整个公司非常繁琐且十分重要的事项。你可以想象一下，采购单、配送单、损耗单、库存盘点单等，都是很庞大且琐碎的工程，所以单独把这个对账核单技巧作为一个章节单独列出来，跟大家做详细的分解跟介绍。

现在的生鲜运营公司，只要上了些规模已经在逐步的往数据系统化发展，数据系统化会提升财务核算工作的效率和精确性，把对账人员从琐碎的计算工作中解放出来。作为一个生鲜运营公司，我们一定要清晰明了的核准每笔交易的单据。如果公司不这样做，它所蕴含的风险非常的大。这个风险会引发收款环节的延迟，还会造成公司日常管理的损耗加大，成本提高，甚至会滋生贪污的温床。

支出金额、收入金额两本总账的准确性是我们做精细化管理的基础。它就像是进水管和出水管，先保证进水管和出水管无异常，再去核对水流是否正常，管道中间是否有漏洞。比如财务部门本月总账采购支出100万，采购必须用100万的采购单来核销（即ERP管理系统导出的采购支出为100万）。

财务部门用ERP管理系统导出（即配送单或结账单）营业收入126万，即毛利润26万在公司可控制的范围内。如果营业收入是108万，即毛利润8万这就远远低于公司核定的利润。其实无论高低我们都必须核对数据的真实性，并提出降低成本的可行性方案。

采购备用金数额合理,一般不超过3天的采购量。采购人员手上的现金太多，会引发挪用公款的风险。因采购金挪用公款的事例非常多我们要用流程来减少控制风险的发生；

采购金支付优先级为：公对公转账——公对私转账（供应商私账）——私对私转账（公司私账对供应商私账）——微信支付宝转账——现金支付（此项在付采购金时尽量避免），非现金类支付方便核查取证，除特殊情况外尽量避免现金支付；

采购单原始凭证留底，原始凭证需要体现商品名称、规格、采购数量、单价、总价、折让、实付金额等商品信息，及供应商联系人、电话、地址等供应商信息。

采购款支付分两种：

1.采购报销单及采购付款申请单。采购报销单是采购人员已经把货款给供应商，需要核销采购备用金或采购借款或采购人员垫付的现金等的报销程序。

2.采购付款申请单是采购人员未支付给供货商，需要向公司申请直接支付给供货商货款的付款程序。

采购报销单可依公司实际支出情况，按周、10天、15天或其它周期进行采购单报销，采购付购申请单可依供货商货款周期，按合同或口头承诺的日期付款。采购人员需要争取供货商的账期支持，降低公司流动资金的压力。

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采购报销单及采购付款申请单，需要ERP管理系统里导出的采购单明细与采购单原始凭证核对无误后，由采购人员、仓库管理人员、系统核对人员共同签字无误后提交报销申请或付款申请。

配送单或销货清单关系到公司营业额的准确性、收款的及时性等重要信息，关联到的相关人员也非常多，客户签单人员、配送司机、系统核单员、单据汇总统计员、财务核单员等。这需要公司各部门员工的高效配合保证单据的准确性、及时性、无遗漏和可追溯。

凡有出货一定要有配送单或销货清单，时间及条件允许请使用机打配送单或销货清单，避免因手写引起的商品描述错误、计算错误、字迹模糊等对账争议。现在的ERP生鲜管理系统都可以轻松解决这个问题。

如果有临时性的加急出货，可以先以手写单的方式让客户签收，第二日补签机打配送单。这样就可以确保所有出货都有原始签收单及ERP生鲜管理系统的电子配送单，方便汇总结算。

凡是签收单据要确保回单及时性，单据能当天回签的不能拖延至第二日，特殊情况对方需要多个领导签字的也需控制在3日内拿到签单。

凡是已签字的单据要确保双方认可，而非单方面同意。生鲜产品在签收时很容易碰到在复称时修改产品数量，或对价格产生异议而修改单价的情况。此类情况需要配送人员在现场与签收客户沟通并及时反馈给公司客服达成一致修改意见。双方均确认无误后签字并注明数据修改原因方便追溯。

配送司机将当日签收无误的单据交客服中心或系统核单人员，进行原始单据与系统后台数据核对，原始签收单据有进行修改的，系统后台需进行数据调整。确保原始单据与系统后台数据完全一致。

原始单据保存归档管理是很重要的对账基础工作，每日单据数量庞大，管理松懈就会造成单据受潮、数字缺失甚至丢失等严重后果。

单据保管员需要用适合的工具提高文件安全性，文件柜和每个客户专用的单据文件夹，原始单据依客户、日期顺序排列放置，如有借阅需及时归还。最后按月度做配送单装订并附每个客户的明细汇总，交财务部核查。

财务部依各客户明细汇总表，与系统核对无误后，逐一发给客户对账。双方对账有差异的核查原因直至无差异，进入开票流程。